Un aspetto fondamentale per il successo di un hotel è la scelta di un buon gestionale. È un software tecnicamente chiamato PMS (Property Mangement System) che permette di facilitare tutte le operazioni per gestire al meglio una struttura alberghiera.
Spesso si acquistano programmi che in apparenza sembrano esattamente quello che si stava cercando; nella realtà si dimostrano poco efficienti risultando complicati e con numerose opzioni inutili.
Cos’è un PMS?
Come abbiamo appena accennato, il PMS è un software di gestione aziendale appositamente progettato per rispondere alle esigenze di tutti coloro che devono gestire una struttura ricettiva. Un buon gestionale deve svolgere due funzioni principali:
- Raccogliere i dati provenienti da tutte le email di prenotazione.
- Automatizzare in modo semplice tutte le diverse operazioni che si svolgono all’interno dell’hotel a partire dalle prenotazioni per finire con la fatturazione.
Le qualità che deve avere un buon gestionale
Il gestionale rappresenta il cuore pulsante di un hotel è come tale dal suo corretto funzionamento dipendono anche tutte le altre attività collegate. La principale qualità deve essere la semplicità d’uso. Questo non significa avere un PMS con poche opzioni, ma di poter disporre di un software completo che permetta un uso immediato, limitando al minimo i disagi e le perdite di tempo.
Una possibilità molto interessante è offerta dai gestionali così detti Web-Based come ad esempio il software Virgil, il PMS per Hotel.
Il grande vantaggio di questa tipologia è che si può accedere con un normale browser da pc o da qualsiasi altro dispositivo mobile connesso in rete; questo consente di avere un gestionale funzionale senza alcuna installazione sul computer.
Altro aspetto di grande rilevanza è l’integrazione del gestionale con il channel manager che permette: di ottimizzare le procedure per le prenotazioni, di poter aggiornare le tariffe e la disponibilità in tempo reale, tutto in una sola schermata e con pochi semplici click.
Un modo di lavorare che assicura di ridurre al minimo i tempi e anche i possibili errori.
Un sistema come Virgil attraverso le Web App offre una gestione multi-utente con diversi gradi di operatività e la possibilità di avere sempre sotto controllo l’andamento di tutte le attività all’interno della struttura ricettiva.
Migliorare le strategie di prezzo è uno dei modi per aumentare il numero di ospiti all’interno di un hotel. Per poterlo fare in maniera efficacie è indispensabile avere il supporto di indici e report che solo un ottimo gestionale può assicurare. La raccolta dati ai fini statistici, è un’altra qualità che un software come Virgil è in grado di garantire.
L’importanza di fare la scelta giusta
La tendenza dei moderni gestionali per hotel, ma sfruttabili anche in villaggi turistici e B&B, è di creare software che permettano di avere tutto a disposizione in modo semplice, intuitivo, rapido e in un unico tool.
Un aspetto che facilita la gestione documentale e la comunicazione tra i vari reparti e gli addetti.
La cosa importante è valutare bene le proprie esigenze per scegliere il sistema che meglio si adatti alla struttura gestita.
Decidere di cambiare il proprio gestionale che si utilizza da molti anni, è una decisione non facile da prendere. Quello da capire, è che spesso l’utilizzo di un buon PMS è ciò che fa la differenza tra una struttura ricettiva di successo e una con grandi potenzialità ma non sfruttate al meglio.
